Stimmungsbild Hilfsmittelmarkt 2024

Von Astrid Biedermann, Teamleitung Vertrieb Hilfsmittel, Optica

Der Hilfsmittelmarkt befindet sich durch die Zunahme an Bürokratie, Digitalisierung und dem Fachkräftemangel im stetigen (auch negativen) Wandel. Digitale Lösungen wie eine leistungsstarke Branchensoftware sind dabei ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Betriebe und können komplexe Arbeitsabläufe durch Automatisierungsprozesse sowie die Versorgung der Kundschaft verbessern. Die Entscheidung für eine neue Software sollte gut durchdacht sein, da die Umstellung neben vielen Chancen auch Herausforderungen mit sich bringt. Dabei stehen nicht nur die technischen Aspekte im Vordergrund, sondern auch die Anpassungen an stetig wandelnde Anforderungen und die Erwartungen der Mitarbeiter.

Die aktuelle Stimmungsbild-Umfrage zur Branchensoftware ergab, dass knapp 12 Prozent der befragten Teilnehmer in den letzten 24 Monaten ihre Branchensoftware gewechselt haben. Im Vergleich: Beim Stimmungsbild im vergangenen Jahr waren rund 16 Prozent der Befragten bereit, auf einen neuen Softwareanbieter umzustellen. Dies zeigt einen klaren Trend zur tatsächlichen Umsetzung. Doch welche Gründe sprechen für einen Wechsel?

Als Hauptgrund gaben knapp 75 Prozent der Hilfsmittelerbringer an, auf die Zukunftsfähigkeit der Software zu setzen. Neue Entwicklungen erfordern neue Anforderungen bei betrieblichen Arbeitsabläufen. Diese müssen von einer zukunftsfähigen Software stets berücksichtigt und flexibel angepasst werden, um langfristig auch bei einem sich ständig wandelnden Umfeld effektiv und effizient zu bleiben.

Daneben sind die Benutzerfreundlichkeit(68,70 %) und der erweiterte Funktionsumfang (59,57 %) wesentliche Faktoren, die die Entscheidung für einen neuen Software-Anbieter beeinflussen. Nur knapp die Hälfte der Teilnehmer nennt den Preis als ausschlaggebenden Grund für den Wechsel. Zusätzliche Beweggründe umfassen die Schnittstellen, den Supportumfang, die Funktionalität mit der Telematikinfrastruktur sowie Einstellung des Betriebs durch den bisherigen Softwareanbieter.

Ein solcher Wechsel bringt auch Herausforderungen mit sich, so sind sich die Teilnehmer der Umfrage einig. Die größten Hürden sind dabei, neben den
potenziell entstehenden Zusatzkosten, die technische Einrichtung sowie die Akzeptanz der Mitarbeiter, mit einem neuen System zu arbeiten.

Zudem heben die Leistungserbringer bei der Umfrage besonders die reibungslose„Datenübertragung aus der alten Software“ und die „Einarbeitung in die neue Software“ als kritische Punkte hervor. Auch ist die „Implementierung während des laufenden Prozesses und die Schulung bzw. Compliance der Mitarbeiter“nicht zu unterschätzen, so eine Teilnehmerantwort. Die größte Herausforderung beim Wechsel einer Branchensoftware ist es, „alle bereits vorhandenen Daten in die neue Software zu bekommen, sodass man auf diese zugreifen kann und auch die Archivierungszeit (meistens 10 Jahre) von Kundendaten gewährleistet ist.“

Mitarbeiter sollten unbedingt beim Prozess der Einführung einer neuen Branchensoftware eingebunden werden, da das gesamte Team mit der digitalen Lösung arbeitet. Dies wird auch von den Hilfsmittelerbringern in der aktuellen Umfrage bestätigt.

Als entscheidenden Faktor für einen erfolgreichen Softwareumzug nennen sie umfassende Schulungen der Mitarbeiter. Diese gewährleisten, dass alle Nutzer die neue Software sicher bedienen können, und fördern gleichzeitig die Akzeptanz des neuen Systems. Zudem werden Überforderungen oder Vorbehalte im Team sowie Bedienfehler reduziert. Die Schulungen sollten dabei wesentliche Bereiche der täglichen Arbeitsprozesse wie das Erfassen von Kundendaten, Warenwirtschaft und Rezeptabrechnung abdecken. Auch sind „Vergleiche mit der alten Software“ wünschenswert, „damit die Mitarbeiter die Veränderungen besser verstehen“ und nachvollziehen können, so eine Aussage aus dem aktuellen Stimmungsbild.

Die vorliegenden Umfrageergebnisse verdeutlichen zudem, wie wichtig es für Mitarbeiter ist, realistische Fallbeispiele aus dem Arbeitsalltag in einem Testumfeld üben zu können, um neue Abläufe zu verinnerlichen.

Ein weiterer Erfolgsfaktor für einen reibungslosen Wechsel sehen die befragten Leistungserbringer in einem kompetenten Support des Softwareanbieters während und nach dem Umzug der Branchensoftware, um offene Fragen schnell und einfach abklären zu können. Die sofortige Problemlösung und Erreichbarkeit steht für die Teilnehmer im Vordergrund. Dies spiegelt sich auch in der bevorzugten Form des Supports wider: Die Unterstützung per Telefon wurde von 70,81 Prozent bevorzugt, gefolgt vom Chat mit 15,53 Prozent. Weitere wichtige Aspekte, die laut Umfrage einen guten Support ausmachen, sind die Verfügbarkeit eines festen Ansprechpartners sowie die verständliche Erklärung der Lösungen.

Der digitale Wandel im Hilfsmittelmarkt ist im vollen Gange und die Branche passt sich aktiv den neuen Gegebenheiten an, um zukunftsfähig zu bleiben. Ein gut
geplanter und durchdachter Wechsel zu einer cleveren Branchensoftware kann langfristig zu einer erheblichen Effizienzsteigerung und verbesserten Versorgungsqualität führen.

Die vorliegende Umfrage zeigt, dass ein erfolgreicher Softwarewechsel am besten gelingt, wenn alle beteiligten Parteien
von dem technischen Umzug überzeugt sind, hinter der Entscheidung stehen und gemeinsam die Projektumsetzung angehen. Dabei spielen eine gute und realistische Vorbereitung sowie der passende Softwarepartner mit Branchenkenntnis an seiner Seite eine wichtige Rolle. Die Umfrageergebnisse verdeutlichen, dass
die Digitalisierung nicht nur eine technische, sondern auch eine organisatorische Herausforderung darstellt. Und sie unterstreichen die Notwendigkeit, auch
die Bedürfnisse und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu berücksichtigen, um den Wandel erfolgreich zu gestalten.

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